Spett.le Amministrazione,
si chiedono gentilmente i seguenti chiarimenti:
Q1) Al punto 17 OFFERTA ECONOMICA pag. 38 del Disciplinare è indicato che il concorrente dovrà trasmettere in sede di offerta economica anche un documento contenente i giustificativi dell’offerta economica, utilizzando, preferibilmente, l’Allegato 09 bis “Modello giustificativi offerta economica” mentre al punto 22 VERIFICA DI ANOMALIA DELLE OFFERTE è indicato che “Il concorrente allega, in sede di presentazione dell’offerta economica, le giustificazioni relative alle voci di prezzo e di costo. La mancata presentazione anticipata delle giustificazioni non è causa di esclusione”. Si chiede di confermare che la mancata presentazione dei giustificativi in sede di offerta non sarà causa di esclusione.
Q2) Con riferimento ai costi della manodopera da voi indicati a pag. 10 del disciplinare, si segnala che il CCNL H05Y afferisce al “Settore Pubblici Esercizi, Ristorazione Collettiva e Commerciale e Turismo” che è riferito agli operatori che si occupano di ristorazione collettiva e non già al servizio sostitutivo di mensa mediante fornitura di buoni pasto, che rientra nel CCNL Terziario della Distribuzione e dei Servizi – settore commercio H011.Si chiede pertanto di modificare quanto riportato sul punto nel lex specialis di gara.

Premesso che il capitolato tecnico al punto 3.2.1.1 Numero esercizi convenzionati attivi al secondo

capoverso così recita:

Al fine di garantire una copertura idonea alle esigenze dei dipendenti della Committente e una capillarità su tutto il territorio nazionale, il fornitore dovrà garantire per tutta la durata dell’appalto, un numero minimo di esercizi convenzionati attivi, nei quali poter utilizzare i buoni

pasto elettronici, ripartito in base al numero di abitanti per Provincia italiana, come di seguito descritto:

Tabella n.2 - Esercizi convenzionati attivi per numero di abitanti per Provincia

La cui risultante quindi prevede che il fornitore debba disporre di un numero minimo di 14.422

esercizi convenzionati attivi sull’intero territorio nazionale.

Si chiede di chiarire se tale requisito e il relativo punteggio per l’incremento degli esercizi si riferiscano a tutte le province italiane o solo a quelle in cui la Committente ha sedi operative, ossia dove effettivamente i dipendenti usufruiscono del buono pasto.

Il requisito risulta del tutto sproporzionato, considerando che per soli 570 dipendenti si richiedono oltre 14.000 esercizi convenzionati, pari a circa 25 per ciascun dipendente. Tale

previsione appare irragionevole e produce effetti distorsivi della concorrenza, escludendo operatori qualificati di dimensioni medio-piccole e limitando la partecipazione.

Si evidenzia inoltre il contrasto con l’art. 131, comma 7, del nuovo Codice dei Contratti Pubblici,

che consente di assumere l’impegno all'attivazione della rete di esercizi entro un congruo termine dopo l’aggiudicazione, e non come requisito già posseduto in fase di gara (Esercizi convenzionati attivi).

Pertanto, si chiede di riesaminare e ridimensionare il requisito in conformità ai principi di proporzionalità e libera concorrenza, adeguandolo alle reali esigenze di servizio.

Q1) Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 10 di 24 – punto 3.2.1. Caratteristiche del buono pasto elettronico

La validità dei Buoni pasto elettronici scaduti, nei termini di cui al punto precedente, dovrà essere prorogata automaticamente dal Fornitore per i successivi 3 mesi dalla data di scadenza, al fine di consentirne l’utilizzo. Tuttavia si precisa che il Fornitore, due mesi prima della scadenza dei buoni pasto, dovrà dare adeguata comunicazione dell’approssimarsi di tale termine alla Committente. Tale informazione sarà presente anche sulla app mobile. Tramite il proprio account, il dipendente deve poter accedere alla lista degli accrediti e degli addebiti e alla lista dei buoni pasto con l’evidenza della data di scadenza.

Tramite il Portale dedicato il Fornitore aggiudicatario dà ai beneficiari la possibilità di visualizzare sempre in tempo reale la scadenza dei propri buoni pasto. In prossimità della scadenza il Fornitore invia ai referenti aziendali un avviso in cui si ricorda la data di scadenza dei buoni e le regole di rinnovo, includendo una guida da condividere con i dipendenti per procedere autonomamente al rinnovo nei tempi prestabiliti. I dipendenti, dall’1 al 31 gennaio dell’anno successivo alla scadenza buoni, visualizzano nella propria area personale del Portale dedicato un TAB di Rinnovo Buoni. La funzione in questo lasso temporale non è esecutiva, ma informativa indicando all’utente che il rinnovo potrà essere eseguito nel mese di febbraio. Il dipendente nel mese di febbraio successivo alla scadenza dei buoni potrà richiedere in autonomia il rinnovo degli stessi al dicembre dell’anno in corso Si chiede di confermare che tale modalità sia rispondente alle vostre esigenze.

Q2) Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 11 di 24 – punto 3.2.1.1 Numero esercizi convenzionati

Nel caso in cui si dovessero verificare dei casi di disdetta del convenzionamento di uno o più Esercizi convenzionati, il Fornitore dovrà sostituire tali Esercizi, entro 10 (dieci) giorni lavorativi dalla disdetta, con altri Esercizi ubicati nelle immediate vicinanze, inoltrando, contestualmente, alla Committente, l’elenco aggiornato.

Il Fornitore aggiudicatario mette a disposizione sul portale dedicato ai beneficiari la funzione “cerca locali”, che consente l’estrazione in tempo reale della rete aggiornata degli esercizi convenzionati (comprensiva delle informazioni di anagrafica del locale). La funzione, accessibile in qualsiasi momento dall’Amministrazione, garantisce l’allineamento costante con lo stato effettivo della rete degli esercizi convenzionati e assicura trasparenza e tempestività. Si chiede di confermare che tale modalità sia rispondente alle vostre esigenze.

Q3) Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 14 di 24 – punto 3.2.2.4.1 Requisiti funzionali/prestazionali del Portale web e della Mobile App

Si precisa che il Fornitore dispone di: • un Portale Web “Portale Clienti” dedicato ai referenti della Committente per la gestione del servizio • un Portale Web “Portale Beneficiari” e un’applicazione Mobile (stesse credenziali di accesso) dedicati ai dipendenti che usufruiscono del servizio Si chiede di confermare che tale modalità sia rispondente alle vostre esigenze.

Q4) Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 16 di 24 – punto 3.2.3.1. Blocco di card virtuali

A fronte di eventuali richieste di blocco di card virtuali, inviate dalla Committente tramite il Portale web, il Fornitore provvederà a bloccare le card virtuali entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta medesima. Resta inteso che il blocco delle card virtuali è ricompreso nel costo della fornitura e pertanto senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione.

Il servizio richiesto dalla Committente viene attivato mediante le carte virtuali. Per utilizzare i propri buoni pasto i beneficiari non hanno quindi bisogno di alcuna tessera elettronica. I buoni pasto saranno caricati in un conto online (cloud). L’accesso all’applicazione dedicata, inoltre, è sicuro grazie all’autenticazione a più fattori (MFA - Multi Factor Authentication). Si azzerano quindi i rischi di smarrimento e/o furto e di conseguenza i sistemi di blocco delle carte non sono necessari. Si chiede di confermare che tale modalità sia rispondente alle vostre esigenze.

Q5) Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 16-17 di 24 - punto 3.2.5. Assistenza sulla disponibilità del Servizio
Per qualsiasi assistenza il Fornitore mette a disposizione della Committente un canale diretto (telefonico e via e-mail) con il personale dedicato della propria sede territoriale di Roma, attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle 17:30 Inoltre il Fornitore mette a disposizione il proprio Customer Care (telefonico e via e-mail) attivo da lunedì a sabato, dalle ore 9:00 alle 17:30 Si chiede di confermare che tale modalità sia rispondente alle vostre esigenze.

Q6) Solo Relativamente al punto: “Le segnalazioni di anomalie e le relative proposte di soluzione, senza nessun onere a carico della Committente, dovranno essere fornite mediante l’assistenza telefonica o via email dal Fornitore, al fine della risoluzione della problematica riscontrata, entro 48 ore dalla richiesta, pena l’applicazione delle penali.” Si chiede di dettagliare le specifiche problematiche tecniche per poter verificare gli sla di risoluzione di ciascuna.

CAPITOLATO TECNICO

Q1) Con riferimento all’art. 3.1 (capoverso 9), 3.2.2.3. (capoverso 3) e 4 (capoverso 3) del CAPITOLATO TECNICO, si chiede di precisare ovvero chiarire che: 1) eventuali ispezioni e audit nei confronti dell’appaltatore avranno esclusivamente natura documentale, con modalità da concordarsi in considerazioni delle policy dell’appaltatore (ossia: i. preavviso di 3 settimane; ii. durata massima delle attività di audit: 5 giorni; e iii. l’audit potrà essere svolto al massimo 1 volta l’anno) e del corretto svolgimento dell’attività lavorativa, con esclusione di controlli e verifiche in loco e sui sistemi informatici dell’appaltatore, oltre che nei confronti dei fornitori di quest’ultima;

Q2) la disponibilità dell’appaltante a sottoscrivere appositi accordi di riservatezza in caso di richiesta di informazione e documentazione riservata dell’appaltatore; e non potranno avere ad oggetto tematiche già coperte dalle certificazioni in possesso dell’appaltatore.

Q3) Con riferimento all’art. 3.1 (capoverso 9), 3.2.2.3. (capoverso 3) del CAPITOLATO TECNICO, e nello specifico alla clausola “L’organizzazione, i processi e le modalità operative adottate dal Fornitore potranno essere soggette a verifica e revisione nel corso della durata contrattuale, su richiesta della Committente, nel caso in cui ciò si rendesse necessario al fine di rendere il servizio più efficace, nel rispetto dei livelli di servizio stabiliti”, si chiede di precisare cosa si intenda per revisione dell’organizzazione, dei processi e delle modalità adottate dal Fornitore, anche in considerazione dell’autonomia giuridica del Fornitore.

Q4) Con riferimento all’art. 6.2 (capoverso 4) del CAPITOLATO TECNICO, si chiede di precisare che tale clausola non sia applicabile al presente appalto, sia per quanto attiene al Fornitore, non essendovi alcun obbligo di legge, sia per quanto attiene agli esercizi convenzionati, essendo soggetti terzi, ciò anche in considerazione del fatto che nel presente appalto non via sia necessità di presentazione del DUVRI (a causa dell’inesistenza di possibili rischi di interferenza).

ACCORDO DI RISERVATEZZA

Q) Con riferimento all’art. 1 dell’ACCORDO DI RISERVATEZZA, e con specifico riferimento alla definizione di “Affiliata”, si chiede, nel rispetto delle direttive aziendali interni, di escludere dalla definizione la società controllante.

SCHEMA DI ACCORDO QUADRO

Q1) Con riferimento agli Artt. 8.17. e 18.2 dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, in considerazione della tipologia di servizio oggetto del contratto, si chiede di confermare che non sia applicabile la richiesta relativa al possesso di una polizza di responsabilità civile professionale.

Q2) Con riferimento all’Art. 8.19. dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di precisare che gli obblighi di cui alla presente clausola, proprio per la natura dei servizi, sia limitata ai dipendenti e/o collaboratori dell’appaltatore.

Q3) Con riferimento all’Art. 8.26. dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di precisare che la responsabilità dell'appaltatore, così come l’estensione dell’obbligazione di manleva, sia limitata alla responsabilità derivante dai rapporti intercorrenti tra l’appaltatore e gli esercizi convenzionati, escludendosi la responsabilità per fatti dei terzi, dato che non rientra nel perimetro dell’appalto.

Q4) Con riferimento all’Art. 9.2.b. dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di precisare che la responsabilità dell'appaltatore sia limitata ai fatti direttamente imputabili ai dipendenti e/o collaboratori dell'appaltatore e ai soggetti da esso incaricati, escludendosi la responsabilità per fatti dei terzi, inclusi gli esercizi convenzionati.

Q5) Con riferimento all’Art. 18.1. dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di precisare che la responsabilità dell'appaltatore sia limitata ai fatti direttamente imputabili ai dipendenti e/o collaboratori dell'appaltatore e ai soggetti da esso incaricati, escludendosi la responsabilità per fatti dei terzi, inclusi gli esercizi convenzionati.

Q6) Con riferimento agli artt. 18.4, lett. a) e 18.8 dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di confermare che le polizze e le relative quietanze di pagamento possano essere trasmesse previa richiesta della Committente e non con cadenza annuale.

Q7) Con riferimento all’art. 18.4 dello SCHEMA DI ACCORDO QUADRO, si chiede di precisare che il Committente sia disponibile a sottoscrivere un apposito accordo di riservatezza prima della consegna della versione integrale del Business Continuity Plan e Disaster Recovery dell’appaltatore.

Spett.le Amministrazione,
con riferimento alla Vs richiesta di compilazione del punto relativo al D.lgs. n. 159/2011 della “Domanda di partecipazione e dichiarazioni integrative”, essendo la scrivente iscritta presso la White List della Prefettura di _____ con decorrenza _______, si segnala che Codesto operatore economico è dispensato dalla compilazione di tale punto. Confermate che è possibile citare l’iscrizione alla White List? L’iscrizione alla White List è poi ripresa anche al punto 7 della stessa dichiarazione.
Distinti saluti.

Spett.le Ente,
si chiede gentilmente il seguente chiarimento, in attesa di un gentile riscontro si porgono distinti saluti.

Con riferimento al Capitolato Tecnico – pagina 12 di 24 - punto 3.2.2. Servizi inerenti il Portale web utile al caricamento mensile da parte del Committente

Il Sistema informativo / Portale web di gestione ed elaborazione dei Buoni pasto predisposto dal Fornitore dovrà consentire:
● il caricamento automatico dei dati di input come provenienti da applicazioni utilizzate dalla Committente; il tracciato record standard verrà fornito sulla base della tipologia di piattaforma impiegata dal Fornitore

Si chiede di confermare che il tracciato standard sarà messo a disposizione dal Fornitore stesso.